Էլեկտրոնային փոստը, թղթային տառերի նկատմամբ ունեցած մեծ թվով առավելությունների պատճառով, վաղուց դարձել է հաղորդակցության հիմնական տեսակներից մեկը։ Այնուամենայնիվ, ինչպես շատ այլ տեխնոլոգիական նորարարություններ, այս տեսակի հաղորդակցությունն ունի իր կանոնները: Չնայած այն հանգամանքին, որ ինտերնետ փոստի միջոցով հաղորդակցությունը դարձել է կյանքի շատ ոլորտների անբաժանելի մասը, օգտատերերի մեծ մասը չի կարողանա պատասխանել այն հարցին, թե որոնք են էլփոստի բաղադրիչները:
Էլփոստի կառուցվածքը օգտվողի տեսանկյունից
Էլփոստի հաղորդագրությունները և՛ նման են, և՛ շատ տարբեր թղթային նամակներից, որոնք ծանոթ են ավագ սերնդին: Բայց անկախ էլփոստի ծառայությունից, էլփոստի կառուցվածքը միշտ նույնն է։ Թվարկենք էլփոստի բաղադրիչները՝ հակիրճ նկարագրելով դրանցից յուրաքանչյուրը.
- «Դեպի» դաշտը: Այս դաշտը պարունակում է ստացողի հասցեն: Եթե կան բազմաթիվ հասցեատերեր, ապա դրանք բաժանեք ստորակետով:
- «Թեմա» դաշտը: Շատ փոստային ծառայություններում այն համարվում է պարտադիր: Իսկ օգտատերերի համար ավելի հեշտ կլինի գտնել տառը, եթե դրա մեջ թեման ճիշտ է նշված։
- Նամակի մարմինը. Նամակի տեքստը պարունակում է հիմնական տեքստը:
Թաքնված էլփոստի բաղադրիչներ
Մենք նայեցինք նամակի տեսանելի կառուցվածքին։ Բայց բացի անզեն աչքով տեսանելի տարրերից, էլփոստի բաղադրիչներին կարելի է վերագրել նաև հետևյալ դաշտերը՝
- ումից (այս դաշտը լրացվում է ավտոմատ կերպով);
- պատճեն (ի լրումն հիմնական հասցեատիրոջ, նամակի պատճենն ուղարկվում է մեկ ուրիշին);
- կույր պատճեն (օգտագործվում է, եթե նամակի պատճենն անհրաժեշտ է ուղարկել առանց հիմնական հասցեատիրոջը տեղեկացնելու);
- կցորդներ.
Էլփոստի բաղադրիչները տեխնիկական տեսանկյունից
Տեխնիկական տեսանկյունից ցանկացած էլ.փոստ ներառում է նաև հետևյալ բաղադրիչները՝
- Վերագրեր, կամ, ինչպես նաև կոչվում են, SMTP արձանագրության ծրարներ: Այս վերնագրերը կարող են ներառվել կամ չներառվել էլփոստի տեքստում: Այսինքն՝ հնարավոր է մի իրավիճակ, երբ փոստի սերվերն ունի ավելի շատ տեղեկատվություն, քան նշված է հաղորդագրության մարմնում։ Վերնագիրը պարունակում է ուղարկողի, ստացողների և ուղարկող հյուրընկալողի հասցեները։
- Հաղորդագրությունն ինքնին, որը SMTP արձանագրությունների լեզվով էկոչվում է Data: Այն իր հերթին բաժանվում է..
- Նամակի վերնագիր - թղթային փոստի անալոգիայով այն պարունակում է տվյալներ նամակի անցած փոստի սերվերների մասին և որոշ այլ տեղեկություններ;
- տառի մարմինը - նամակի տեքստն ինքնին։
Էլփոստի կառուցվածքը բիզնես նամակագրության համար
Եթե մինչ այժմ մենք խոսում էինք էլփոստի կառուցվածքի մասին տեխնիկական տեսանկյունից, ապա այժմ եկեք նայենք բիզնես նամակագրության համար լավ գրված էլ.փոստի տարրերին, քանի որ յուրաքանչյուր իրեն հարգող ընկերություն փորձում է համապատասխանել հաղորդակցության ընդհանուր ընդունված չափանիշներով։
Չնայած էլեկտրոնային հաղորդագրությունների մեծ թվով տարբեր դասակարգումներ կան, դրանք ըստ դիզայնի կառուցվածքի բաժանվում են երկու խմբի։ Առաջին խումբը հաղորդակցման նամակներն են, դրանք օգտագործվում են աշխատանքի ընթացքում։ Երկրորդը համաձայնության նամակներն են. հաղորդագրություններ, որոնք ամփոփում են հանդիպումը, նշում են աշխատանքի ավարտի ժամկետները և այլ կարևոր ասպեկտներ՝ կողմերից յուրաքանչյուրից պահանջվող գործողությունները պարզաբանելու համար:
Թվարկենք էլփոստի յուրաքանչյուր տեսակի բաղադրիչները առանձին:
Նամակ-հաղորդակցություն
Նրա կառուցվածքը պետք է ներառի.
- Նամակի թեման: Այս դաշտում ավելի լավ է նշել, թե կոնկրետ ինչ եք ակնկալում հյուրընկալողից, օրինակ՝ համաձայնեցնել հանդիպման ժամի, քննարկման ենթակա հարցերի ցանկը և այլն:
- Ողջույն. Նույնիսկ եթե նամակը նախատեսվում է ուղարկել մի քանի հոգու,Գործարար հաղորդակցության էթիկան ենթադրում է հասցեատերերի պարտադիր ողջույնը։
- Հաղորդագրության բովանդակություն: Նամակի իրական տեքստը, որը հնարավորինս կոնկրետ նկարագրում է հարցումը:
- Կորպորատիվ ստորագրություն. Մի կետ, որը շատերը մոռանում են. Ճիշտ կազմված ստորագրության ձևանմուշը ներառում է հեղինակի լրիվ անունն ու պաշտոնը, նրա կոնտակտային տվյալները (հեռախոսահամար, ընկերության կայքի հղումներ, էլ. փոստ և այլն): Ստորագրությունը կարող է տարբեր լինել՝ կախված կազմակերպության կողմից ընդունված կանոններից և կանոնակարգերից:
- «Դեպի» և «Պատ.» դաշտերը: Դրանք նշված են վերջինը մի պատճառով. վերջինը լրացնելով՝ կբացառեք անավարտ կամ չստուգված հաղորդագրություն ուղարկելու հնարավորությունը։
Համաձայնագրի նամակ
Ինչպես նշվեց վերևում, էլեկտրոնային հաղորդագրության այս տեսակն օգտագործվում է հանդիպման արդյունքներն ամփոփելու, յուրաքանչյուր կողմի համար գործողությունների պլանը նշելու և ժամկետներ սահմանելու համար: Նման տառերը հանդիպումների յուրօրինակ «արձանագրություն» են և թույլ են տալիս հարմար ձևավորել տեղեկատվությունը։ Այս տեսակի տառը կառուցված է ըստ հատակագծի՝
- Ողջույն. Եթե նամակում ամփոփված հանդիպման մասնակիցների թիվը փոքր էր, կարող եք թվարկել բոլորին անուններով կամ օգտագործել ողջույնի ընդհանրացված տեսակ:
- Կրկնեք հանդիպման նպատակը, որի արդյունքներն ամփոփված են նամակում։
- Հանդիպման ընթացքում քննարկված հարցերի ցանկ. Յուրաքանչյուր հարցի համար նշվում են համաձայնագրերը, որոշումները և իրականացման ժամկետները։
- Խնդիրների ցանկ, որոնք հրատապ լուծում չեն պահանջում, բայց չպետք է անտեսվեն:
- Հստակեցնելով հանդիպման մասնակիցների կարծիքը. ամեն ինչ հաշվի առնվա՞ծ է.
- Կաղապարի ստորագրություն։
